Lagi iseng2, si boss minta dibuatkan rencana company gathering untuk pelanggan-pelanggannya yang tentunya sesuai dengan kriteria yang masih dibicarakan, siapa tahu temen2 ada yg butuh format perencanaan gathering ini, silahkan di ambil.
PRENCANAAN GATHERING
Hal-hal yang perlu diperhatikan;
- Perencanaan
- Pembentukan panitia
- Pencarian tempat & lokasi (hotel, restoran, cafe dll)
- Catering (lunch set, coffe break)
- Mencari pembicara
- MC (Mater Ceremony)
- Sponsorship
- Acara
- Mengumumkan event acara gathering /undangan
Setelah acara:
- Laporan acara (dokumentasi dan hasil gathering)
- Pembayaran dan kewajiban-kewajiban
Detailing
- Perencanaan
Untuk memulai suatu aktifitas agar dapat mencapai suatu tujuan dengan hasil yang sesuai dengan dengan apa yang diharapkan, maka dibutuhkan suatu perencanaan. Perencanaan dapat disusun sesuai dengan yang diinginkan & agar perencanaan dapat sesuai dengan yang diharapkan maka diperlukan suatu panduan dan time frame perencanaan.
- Pembentukan Panitia
Demi suksesnya suatu acara, kita tidak bisa bekerja sendiri. Untuk itu dibutuhkan bantuan dan campurtangan dari orang lain sehingga dibutuhkan pembentukan panitia kecil yang dapat bertanggung jawab terhadap tugasnya masing-masing.
- Pencarian tempat & lokasi
Lokasi yang dapat digunakan untuk acara Corporate Gathering adalah Hotel, Restoran atau Cafe. Lokasi tersebut tentunya harus memiliki fasilitas yang diinginkan seperti;
· Kapasitas dan daya tampung
· Catering (F & B – coffee break & lunch)
· Stage
· Pendingin ruangan
· Toilet
· Meja kursi, dll.
- Catering
Catering yang dimaksud adalah penyediaan makanan yang dapat disesuaikan dengan kebutuhan. Yang harus diperhatikan dalam menentukan catering diantaranya :
· Pemilihan menu dan cita rasa makanan yang cocok dan pas untuk acara
· Quantitas makanan yang harus disediakan, lebih baik lebih daripada kurang
· Catering terdiri dari dua jenis yaitu untuk coffee break dan lunch
- Mencari pembicara
Hal yang paling penting dalam acara company gathering tersebut adalah Pembicara. Pembicara harus berkompetent dalam bidangnya. Panitia harus memiliki tema acara sehingga pembicara dapat menyesuaikan materi yang akan disampaikan nanti.
- MC (Master Ceremony)
Agar dapat menghidupkan suasana acara serta mengajak peserta untuk dapat merasakan atmosfir yang ada, maka dibutuhkan personal performance MC yang handal.
- Sponsorship
Untuk memeriahkan acara dibutuhkan sponsorship dengan tujuan agar mendapat dukungan dana serta dapat menghidupkan suasana dengan adanya merchandising sponsor yang dapat di koleburasikan dalam acara dengan membuat suatu program acara undian, tanya jawab ataupun door prise
- Acara
Acara yang akan dilangsungkan harus memiliki susunan acara yang sesuai sehingga dapat diikuti oleh peserta dengan sersan, serius tapi santai.
- Mengumumkan event acara gathering /undangan
Untuk menginformasikan acara tersebut dapat dilakukan dengan hardcopy mengirimkan undangan resmi kepada pelanggan terpilih serta melalui soft copy by email.
PERENCANAAN
Tanggal Pelaksanaan : (kapan / hari, tanggal, bulan, tahun)
Waktu : (durasi-berapa jam /dari jam berapa s/d jam berapa)
Waktu pelasanaan dapat dipilih atau disesuaikan dan dipertimbangkan. Time suggestion:
- Pkl. 10.00 s/d 14.00 wib diselingi dengan lunch
- Pkl. 14.30 s/d 18.00 wib diselingi dengan coffee break
- Pkl. 19.00 s/d 22.00 wib diselingi dengan dinner
Lokasi : (dimana – hotel, restoran, cafe)
Kapasitas : (dapat menampung max. berapa banyak undangan)
Catering : (2 time (coffee break & lunch) – pilihan menu)
Undangan : (untuk berapa banyak – siapkan content undangan, soft copy & hardcopy)
Pembicara : (siapa yang akan membawakan – 2 orang pembicara, berapa biayanya)
MC : (siapa yang akan membawakan – 1 orang MC, berapa biayanya)
Sponsor : (siapkan proposal dan target sponsor – buat grade sponsorship dan kontraprestasi yang didapatkan sponsor / Gold, Silver, Bronze)
Time frame : buat time frame perencanaan agar dapat terukur dan dapat terlihat progressnya.
No comments:
Post a Comment